Le recouvrement d’une facture impayée est toujours délicat pour une entreprise. Les grandes organisations ont souvent leur propre service de recouvrement. Les petites et moyennes entreprises n’ont pas
toujours cette possibilité. Cependant, les TPE et PME qui souhaitent déléguer l’encaissement de leurs créances clients peuvent recourir aux
services d'une agence de recouvrement. Qu’est-ce qu’un tel prestataire qui recouvre des factures impayées ? Quelles sont ses missions ? Quelles différences avec un office dédié et internalisé ? Voici un guide complet de tout ce que vous
devez savoir à ce sujet pour améliorer votre trésorerie par une maîtrise efficace de votre actif circulant.
L'ESSENTIEL
➜ Ce que dit la loi : en cas de défaut de paiement par un client, le créancier doit d'abord s'engager dans une démarche de recouvrement amiable avant de saisir le Juge compétent ( articles 56 et 58 du Code de procédure civile ou CPC) . Celui-ci peut décider d'externaliser ce type de formalités auprès d'une agence spécialisée dont l'activité est scrupuleusement encadrée par le Décret n°96-1112 du 18 décembre 1996.
➜ Délai pour agir : agissez avant que le délai légal de prescription n'est expiré : 2 ans (dette civile) ou 5 ans (dette commerciale).
➜ Procédure simplifiée : Litige.fr permet d'effectuer l'intégralité d'une procédure de recouvrement en ligne pour obtenir le paiement de manière amiable et judiciaire d'une créance client (aussi bien commerciale que civile) en déposant sur la plateforme votre dossier contentieux pour obtenir une assistance d'experts sur :
- La relance clientèle (par téléphone et par lettres recommandées) confiée à son cabinet spécialisé partenaire qui gèrent des dossiers divers pour le compte de professionnels ;
- La lettre de mise en demeure de payer rédigée par l'un de ses huissiers de justice pour inciter le débiteur à régler sa dette ;
- La procédure judiciaire avec saisine du Tribunal compétent avec l'assistance éventuelle (si besoin est) d'un avocat en droit des affaires partenaire de Litige.fr.
RECOUVRER RAPIDEMENT DES IMPAYÉS
Qu’est-ce qu'un tel département ?
Cette appellation revêt deux significations :
- Au sens propre, c'est un département interne à l'organisation qui est chargé du recouvrement des créances. Celui-ci se compose de Credit Manager (dans l'idéal diplômé d'un Diplôme supérieur de Comptabilité et de Gestion ou DCG) et d'Agents opérationnels dédiés. Le créancier agit pour son propre compte et s'occupe seul de la gestion du poste clients pour détecter et recouvrer les impayés ;
- Au sens large, cette dénomination est utilisée pour définir un cabinet tiers spécialisé dans ce type de litiges clientèles qui récupérera en gré à gré une dette pour le compte d’une organisation créditrice. Celle-ci lui délèguera donc la relance de ses factures impayées.
Quelles sont les missions d'un cabinet de recouvrement ?
Les entreprises spécialisées dans le recouvrement ont pour vocation d’obtenir l'acquittement d’une facture par un débiteur. Pour cela, celles-ci vont engager les actions pour
relancer un client pour impayé. Cela débute toujours par une démarche de
recouvrement amiable :
- Relance téléphonique ;
- Lettres de rappel (pas plus de 3 courriers généralement) et de mise en demeure ;
- L'instauration d’un échéancier de règlement ;
- Encaissement des sommes.
Ensuite, si toutes les démarches extra-judiciaires sont restées sans réponse, il faudra alors entreprendre une poursuite devant le Tribunal compétent avec l’assistance d’un avocat ou d’un huissier assermenté. Pour recouvrir judiciairement un ou plusieurs arriérés dus par un client, cela peut se faire sous la forme d’une injonction de payer, d’un référé-provision ou d’une assignation en paiement au fond.
- ATTENTION - : en France, un tel organisme est habilité à intervenir uniquement lors de la phase extra-judiciaire. Même en présence d’un titre exécutoire, celui-ci n’a aucun pouvoir pour faire appliquer une décision de justice et pourra au mieux, mettre en place un échéancier de paiement.
Quelles différences entre un tel département interne et une entreprise externe spécialisé ?
Bien que sur le fond la mission soit la même (le recouvrement amiable de créances), une différence existe entre cet office interne et ce type d'agence.
Le premier agit pour son propre compte, c’est lui le créancier. Les litiges sont plus faciles à détecter et à régler si la personne morale ou physique débitrice conteste la ou les arriérés.
En revanche, le prestataire de recouvrement intervient elle, pour le compte d’un tiers qui lui soumet ces dossiers litigieux à gérer. Un décret en Conseil d'État fixe leurs conditions d’exercice ( article L124 du CPC). Celle-ci doit être titulaire d’une assurance en responsabilité civile. Elle doit également être enregistrée auprès du Procureur de la République.
Faire appel aux services d'une telle agence : comment ça marche ?
En France lorsqu’une compagnie demande l'appui d'un tiers pour récupérer le solde de la somme débitrice, les parties doivent obligatoirement signer une convention ( art.3 du décret n°96-1112 du 18 décembre 1996).
Mandatez-là pour qu'elle puisse agir en votre nom
Pour que celle-ci agisse en lieu et place du créditeur, elle doit avoir un mandat. En effet, une convention doit être signée entre elle et l’organisation.
Cette convention doit contenir certaines mentions :
- L’origine de la dette ;
- Le montant des sommes non réglées. Le prestataire doit être en mesure de donner le détail de ces sommes ;
- Sa rémunération : elle reste nécessairement à la charge du créditeur ;
- Les conditions du versement des sommes récupérées à destination du créancier ;
- Une copie de l’attestation de l'assurance responsabilité civile doit être annexée.
Ce n’est qu’à compter de la signature des deux parties, que celle-ci pourra exercer sa mission.
Quelles sont ses compétences ?
Elle va réaliser des rappels pour obtenir le règlement des impayés. Cela peut être des appels téléphoniques, des courriers, etc.
Elle peut mettre en place un échéancier et percevoir les sommes dues par l'acheteur défaillant. La personne créancière doit être informée. Une fois que celle-ci recouvre la totalité de la créance, elle doit reverser les fonds à l’entreprise dans les conditions fixées par la convention. À défaut de précision dans le contrat, le délai est d’1 mois à compter de l’encaissement.
La mission se termine dès que l'organisation créancière a reçu son argent. En cas d’échec, celle-ci peut décider de procéder à un recouvrement judiciaire. Vous avez besoin d'un guide et d'un accompagnement par des experts sur la question ? Faites appel à un avocat et/ou à un huissier partenaire en contactant Litige.fr.
Les frais de recouvrement varient en fonction des démarches effectuées par ce prestataire financier mais restent à la charge du créancier ( article 32 de la loi n° 91-650 du 9 juillet 1991 portant réforme des procédures civiles d'exécution).
Certaines rachètent parfois les créances. Dans ce cas, le créditeur renonce à percevoir le solde non réglé, et c’est le factor (agence d'affacturage) qui endosse désormais ce rôle.
Le recouvrement simplifié d'un impayé par l'intervention d'un huissier
De plus en plus, cet officiel public agit sur le même champs d'intervention que les agences de recouvrement et en phase amiable. La confusion est possible. Dans ce cas, le client mauvais payeur est en droit de demander si ce représentant assermenté intervient dans un cadre amiable ou si son action consiste à recouvrir judiciairement le solde non payé.
Par ailleurs, pour les factures impayée inférieures à 5 000 €, un tel officier public peut recouvrir ces créances depuis 2015 : il s'agit alors de la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Il peut proposer un échéancier pour l'acquittement du solde restant à régler et délivrer un titre exécutoire. Le débiteur doit obligatoirement donner son accord. En cas de non-respect de l’échéancier, ce professionnel peut poursuivre celui-ci et procéder aux saisies nécessaires (recouvrement forcé par saisie attribution par exemple).
Qu'est-ce qu'un service de recouvrement ?
Il peut être un département interne à une entreprise. Cela peut être aussi un organisme indépendant qui agit pour le compte d’un créancier. Dans tous les cas, sa mission est de récupérer les sommes que l'acheteur doit.
