Face à un impayé, avant d’engager des poursuites amiables ou judiciaires, le créancier peut relancer son client. Le mail de relance est une solution efficace pour recouvrer ses créances. Quelles mentions doivent y figurer ?
L’ESSENTIEL
➜ Ce que dit la loi : le débiteur est tenu de régler ses créances. À défaut, le créancier pourra le poursuivre. Avant, il peut toujours le relancer par mail. Aucun texte ne s’y oppose.
➜ Délai pour agir : entre professionnels, le délai pour recouvrer une créance est porté à 5 ans (art. L. 110-4 C. com. et 2224 C. civ).
➜ Procédure simplifiée : gagnez du temps avec Litige.fr pour une simplification de vos démarches grâce à un accompagnement dans toutes les étapes d’une procédure de recouvrement qu’elle soit amiable (relance, mise en demeure) ou contentieuse.
CADRE & PRINCIPES
Pourquoi envoyer un mail de relance lors d'un retard de paiement ou d'un défaut de règlement ?
Pour prévenir le risque client ou tenter de recouvrer une facture impayée, une relance par mail constitue un moyen rapide et efficace qui laisse une trace écrite.
À quel moment l'envoyer ?
Une lettre de relance (adressée par courrier postal ou électronique) ne doit pas être envoyée avant que la facture soit arrivée à échéance. Les délais de paiement dépendent du contrat. Entre professionnels, ils sont de 30 ou 60 jours, voire 45 jours fin de mois sauf stipulation contraire du contrat (art. L. 441-10 C. com.).
Passé ce délai, si la facture n’est pas réglée, le créancier peut relancer son client pour impayé. L’idéal est de patienter encore quelques jours avant de procéder à la première relance.
💡Pour éviter les oublis de paiement de la part du client, un mail de notification peut lui être envoyé avant l’échéance pour la lui rappeler.
⚠️ Le délai de prescription entre professionnels est de 5 ans. Une fois passé, il n’est plus possible d’exiger le paiement de la créance (art. L. 110-4 C. com. et 2224 C. civ).
💡Dès que la date d'échéance est dépassée, le créancier peut facturer une indemnité forfaitaire liée aux frais de recouvrement (art. L. 441-10 II. C. com.) qui s’élèvent à 40 euros (art. D. 441-5 C. com.).
Quelle est sa valeur juridique ?
Un mail de relance n’a aucune valeur juridique contraignante. Il ne permet pas, par exemple, d’enclencher une procédure amiable de recouvrement. En revanche, il laisse une trace écrite qui permettra de démontrer les diligences réalisées par le créancier.
⚠️Seule une lettre de mise en demeure a une valeur probatoire.
Il reste un moyen de préserver la relation commerciale en étant moins solennel qu’une lettre avec l’avantage de rappeler par écrit les obligations au débiteur.
PROCÉDURE
Comment relancer un débiteur par mail ?
Pour être efficace, l'e-mail de relance doit contenir toutes les mentions qui permettent au client d’identifier immédiatement la facture impayée.
Quelles mentions doivent figurer dans un mail de relance destiné à un client mauvais payeur ?
1 - Toutes les informations permettant d’identifier l’entreprise émettrice
Il s'agit des éléments d'identification du créancier tels que :
- Dénomination ;
- Siège social (ou adresse si entrepreneur individuel) ;
- Objet de la prestation réalisée/biens délivrés ;
- Date de réalisation/livraison ;
- Rappel des stipulations contractuelles protégeant contre les impayés (le cas échéant).
2 - Tous les éléments relatifs à la facture impayée
Les informations relatives à la créance non réglée :
- Date de la facture ;
- Numéro de facture ;
- Date d’échéance ;
- Retard et pénalités le cas échéant ;
- Montant de la facture ;
- Montant total à régler (pénalités comprises).
Ensuite, après avoir rappelé tous les éléments permettant au client d’identifier la prestation impayée, le mail doit formuler de manière bienveillante la demande de paiement de la facture.
⚠️ Enfin, pour se prémunir contre toutes contestations, une copie de la facture devra être ajoutée en pièce jointe au mail.
Voici un exemple de modèles de mails pour relancer un débiteur :
OBJET : Relance facture n° xxxx en attente de paiement
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, après avoir procédé à la vérification de votre compte client, nous constatons que la facture n° XXX (en pièce jointe), portant sur XXXX, d’un montant de XXX, à échéance du JJ/MM/AAAA n’a pas encore été réglée. Nous constatons un retard de XXXX jours.
Si le retard est constitutif d’un simple oubli, nous vous saurions gré de bien vouloir procéder au règlement de la facture à réception du présent mail. Nous vous remercions par avance de bien vouloir nous informer de la date de règlement.
Si le paiement nous parvenait finalement avant réception du présent courriel, nous vous prions de bien vouloir ne pas en tenir compte.
Nous tenions à vous rappeler qu’en cas de non-paiement dans le délai imparti, des pénalités de retard sont applicables conformément à l’article XXX de notre contrat de prestation en date du XXXX (en pièce jointe).
Dans l’attente d’un retour de votre part, nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.
Nous vous adressons, Madame, Monsieur, nos plus sincères salutations.
SIGNATURE DE LA SOCIÉTÉ AVEC RAPPEL DE TOUS LES ÉLÉMENTS PERMETTANT DE L’IDENTIFIER.
💡Pensez à vous mettre en copie du mail pour le retrouver facilement.
Quels recours si le mail n’aboutit pas ?
À défaut de règlement par le débiteur après les relances (après le mail, il est recommandé de procéder à une relance téléphonique), il est possible d’envisager un recouvrement amiable. Il faudra faire parvenir une lettre de mise en demeure de payer au client pour le mettre en place.
Si cette démarche n’aboutit toujours pas, il reste la voie judiciaire : injonction de payer, référé-provision ou encore assignation en paiement.
