Les relations d’affaires peuvent conduire à des factures impayées de la part du débiteur. Pour obtenir le paiement, le créancier professionnel peut mettre en place différentes solutions destinées à éviter les impayés ou recouvrer son dû. Il peut procéder à l’amiable comme par une simple relance ou encore par un recouvrement d'un commun accord précédé d’une mise en demeure. Il peut également passer par une procédure devant la juridiction compétente. Mais avant d’en arriver à ces étapes, le fournisseur peut se prémunir en amont par différents mécanismes.
L’ESSENTIEL
➜ Ce que dit la loi : le débiteur doit exécuter son obligation de règlement. À défaut, il pourra être poursuivi en paiement et pourra même faire l’objet de saisies (art. 2284 C. civ. et L. 111-7 CPCE).
➜ Délai pour agir : entre professionnels ou commerçants, pour une créance commerciale, il est possible de la recouvrer sous 5 ans (art. L. 110-4 C. com. et 2224 C. civ).
➜ Procédure simplifiée : le fournisseur ou prestataire peut avoir besoin d’aide pour recouvrer des sommes non réglées. Grâce à ses services, Litige.fr vous guide durant l'accomplissement de toutes les démarches amiables ou contentieuses liées au recouvrement de vos créances, avec ou sans avocat partenaire.
RECOUVRER UNE FACTURE non réglée
CADRE & PRINCIPES
Quand une facture est-elle considérée comme impayée ?
Définition : la partie débitrice est tenu de régler celle-ci avant que le délai de paiement ne soit écoulé, c’est-à-dire avant que la date d’échéance arrive à terme. Lorsque cette période est expirée, l'arriéré apparaît.
1 - Une créance certaine, liquide et exigible
Pour être due, elle doit être certaine, liquide et exigible. C’est seulement lorsque ces 3 conditions sont réunies qu’un recouvrement contentieux pourra être initié auprès de l'instance habilitée à trancher.
Elle correspond à une dette de paiement due à un créancier. Lorsque la somme est incontestable et actuelle, elle est certaine.
Pour être valablement due, la somme doit être évaluable en argent : on parle de créance liquide.
Le paiement est retardé lorsque l'échéance sera dépassée : elle est alors considérée comme exigible.
Les relations d’affaires conduisent à négocier des clauses permettant d’obtenir des délais de paiement. C’est seulement lorsqu’un retard de la part du client sera constaté que la facture sera considérée comme impayée.
2 - Distinguer la créance douteuse de celle qui est irrécouvrable
Alors que la créance irrécouvrable ne pourra jamais être récupérée par le créditeur, la créance douteuse a des chances d’être un jour réglée. Son recouvrement est simplement incertain.
Le recouvrement devient incertain lorsque le débiteur fait face à des difficultés financières et cumule des dépenses non payées ou des retards dans le paiement de ses factures. S’il ne réagit pas aux relances voire à la lettre de mise en demeure, le caractère douteux de celle-ci devient évident. Néanmoins, elle n’est pas considérée comme impayée pour autant. Cette situation va d’abord le conduire à modifier les inscriptions comptables du poste client.
À l’inverse, elle est dite irrécouvrable lorsque le redevable est en situation d’impayé. Malheureusement, leur recouvrement n’aura jamais lieu, car à l’issue des démarches de recouvrement judiciaire le redevable ne règle toujours pas. Une écriture comptable au poste client sera également nécessaire.
⚠️ Il ne faut pas confondre la créance litigieuse de celle qui est douteuse. Cette dernière peut être contestée dans son fondement (certain, liquide et exigible) par le défendeur.
PROCÉDURE
Comment recouvrer une facture impayée ?
Les relations entre professionnels peuvent conduire à des situations préjudiciables pour la partie créancière en cas de non-paiement par la partie débitrice.
Heureusement, une palette de solutions existe pour lui permettre de minimiser le risque client ou encore de saisir les Tribunaux pour recouvrer son dû et ainsi sauvegarder ses intérêts.
Les 4 solutions préventives pour minimiser le risque client
1 - L’enquête de solvabilité de l’entreprise cliente
Pour se prémunir, un créditeur a tout intérêt à procéder à l’analyse de la solvabilité de son client pour bien le connaître.
Elle permet de s’assurer de la santé financière du client et d’éviter de s’engager dans une relation d’affaires douteuse. Il s’agit d’un très bon moyen d’optimiser sa trésorerie. Différents moyens permettent de réaliser une telle information.
La solvabilité correspond à une situation dans laquelle la clientèle est capable de payer les factures qu’elle doit. Une personne est solvable si ses dettes sont inférieures à ses crédits (son actif > à son passif).
⚠️ Attention, un état de cessation des paiements ne signifie pas l’insolvabilité de l’entreprise débitrice. Il s’agit d’une situation dans laquelle un professionnel n’a pas la capacité de faire face au passif exigible (c’est-à-dire dont l’échéance est arrivée) avec son actif disponible (art. L. 631-1 al. 1 C. com).
Le créancier peut tout d’abord procéder à des vérifications à l’aide d’informations facilement accessibles directement ou sur commande depuis le site Infogreffe. Il pourra s’assurer que le client est bel et bien immatriculé (RCS ou RNM). Il pourra vérifier si une procédure collective est en cours, ce qui présage de difficultés de l’entreprise ou encore la publication des comptes annuels qui fait état de la situation financière de l’organisation débitrice.
Il peut encore procéder à l’analyse d’indicateurs de performances pour évaluer les ratios de solvabilité de l’entreprise.
Il peut aller plus loin en demandant une enquête de solvabilité qui sera réalisée par un huissier de justice (aujourd’hui commissaire de justice). Elle peut s’imposer dans le cadre d’un recouvrement de factures impayées ou en amont pour pouvoir bénéficier de mesures conservatoires visant à sauvegarder les sommes dues.
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2 - La gestion comptable du poste client
La gestion du poste client devra être rigoureuse. La comptabilité de l’encours client doit être à jour. En particulier, par exemple, lorsqu'une créance devient douteuse, voire irrécouvrable, il devra procéder à des écritures comptables spécifiques.
A - La comptabilisation de celle qui est douteuse
Celle-ci devra être comptabilisée :
- Compte 416 clients douteux ou litigieux inscrit au débit ;
- Compte 411 clients inscrit au crédit.
B - La comptabilisation de celle qui est irrécouvrable
Celle-ci devra être comptabilisée :
- Compte 654 pertes sur créances irrécouvrables comptabilité au débit ;
- Compte 416 clients douteux ou litigieux comptabilisé au crédit.
Cette écriture permet de la faire sortir de manière définitive de l’actif.
C - La comptabilisation de sa dépréciation
Sa dépréciation intervient en fonction de la diminution de sa valeur et du temps écoulé :
- Compte débiteur 68 714 de dotation aux provisions pour dépréciation ;
- Compte créditeur 491 de provisions pour dépréciation des comptes clients.
💡La provision doit permettre d’apprécier la perte probable de l’organisation : la valeur de la dépréciation doit être établie avec précision. Elle permet d’anticiper. Elle sera déductible fiscalement (art. 39 5° CGI).
3 - Des conditions de vente protectrices
Entre entreprises, le cadre contractuel constitue l’un des moyens phares pour se prémunir financièrement.
Pour y parvenir, il faut rédiger avec soin des conditions générales dans lesquelles sont prévus des délais de règlement et des pénalités de retard de paiement dues le cas échéant.
💡 Ceux-ci permettent à la clientèle de bénéficier d’un laps de temps pour régler sa dette. Entre professionnels, ils sont de 30 ou 60 jours, voire 45 jours fin de mois (art. L. 441-10 I. C. com.). Mais, le fournisseur peut tout à fait prévoir contractuellement une échéance différente des délais légaux (art. L. 441-10 C. com.).
D’autres clauses contractuelles préventives peuvent être insérées pour préserver ses intérêts. Dans le contrat ou dans les conditions générales de vente (CGV) pour se prémunir, il est possible, de façon courante, d’intégrer, par exemple, une clause de réserve de propriété.
Aussi, le prestataire a intérêt à faire signer un bon de commande ou un devis au client pour avoir la preuve de son consentement.
Pour sécuriser les paiements, une facture devra être établie une fois la prestation réalisée en l’assortissant toujours des mentions obligatoires prévues par la loi (art. L. 441-9 C. com.), dont :
- Les coordonnées des parties (nom, prénom et adresse) ;
- La date de paiement et celle de réalisation de la vente ou de la prestation ;
- La quantité et la dénomination exactes des produites ou services ;
- Le prix unitaire HT ;
- Les éventuelles réductions consenties.
4 - Les solutions de financement
Elles permettent de contourner les risques d’impayés en recourant à des outils de crédit comme la cession dailly, l’affacturage ou encore l’assurance-crédit. Le crédit sera consenti par une tierce personne en contrepartie des créances. C’est un moyen pour le détenteur initial de la facturation de bénéficier d’une trésorerie rapidement.
A - La cession Dailly
Un créancier professionnel va céder ses encours clients à un établissement de crédit en contrepartie d’un crédit (art. L. 313-23 CMF). C’est ce dernier qui va les recouvrer pour se payer.
💡L’origine de la dette importe peu. Elle peut être contractuelle, extra-contractuelle, à terme ou future (art. L. 313-23 al. 2 CMF).
Ce moyen de financement est avantageux, car il permet de disposer d’une aide financière. Le créditeur dispose d’une trésorerie disponible à court terme.
B - L’affacturage
La société créancière vend ses créances à une société d’affacturage. Il en obtiendra immédiatement le paiement. La société d’affacturage qui se charge de les recouvrer pour se payer (une commission est également imposée).
⚠️ Attention, l’opération ressemble à la cession Dailly. Mais ce dernier est forcément réalisé par un établissement de crédit contrairement à l’affacturage. De plus, la cession Dailly est plafonnée et moins coûteuse que l’affacturage.
C - L’assurance-crédit
C’est l’assurance souscrite par un emprunteur pour pallier un risque. S’il ne paie pas, c’est l’assurance qui sera chargée de régler les échéances restantes.
Les 2 solutions de recouvrement amiable
1 - Relance pour facture impayée
L'entreprise créancière, lorsqu’il constate un paiement retardé, doit procéder à une relance pour facture impayée. Il rappelle à son client qu’il doit payer, car l'échéance est arrivée. Mais, pour préserver de bonnes relations commerciales, il est préférable d’y aller de manière progressive, car un règlement retardé peut résulter d’un simple oubli.
Elle peut être réalisée par mail, par téléphone ou avec l’envoi d’une lettre de relance. Cette étape est d’autant plus importante si les dernières relances n’ont pas été suivies d’effets :
- Par téléphone : elle permet d’obtenir des réponses rapidement et de débloquer la situation ;
- Par e-mail : il s’agit d’un autre moyen rapide et efficace pour recouvrer un solde non réglé et garder une trace écrite des mesures déjà mises en œuvre. Il est pertinent de réaliser sa première relance par mail.
- Par missive postale : elle met plus de temps à arriver, mais constitue généralement un moyen plus efficace, car plus solennel. L’idéal est son envoi en recommandé avec accusé de réception.
Pour veiller à la sauvegarde de ses intérêts, ces trois outils peuvent être utilisés simultanément. Dans tous les cas, il faudra veiller à bien rappeler au client, après s’être présenté pour qu’il puisse identifier le créditeur :
- La date de dernière la facture impayée ;
- Le numéro de la facture ;
- L'échéance ;
- Le nombre de jours dépassé ;
- Le montant dû.
2 - Mise en demeure pour facture impayée
C'est la première étape avant d'intenter une démarche contentieuse d’injonction de payer. La lettre de mise en demeure est donc un préalable indispensable.
De manière générale, il s’agit d’un moyen amiable de recouvrement qui suppose de faire appel à un huissier (sommation de payer) ou qui doit être formulée sous la forme d'une correspondance écrite envoyée en recommandé avec accusé de réception.
Cette lettre est destinée à sommer ou enjoindre le débiteur de payer dans une échéance impartie. Elle l'informe officiellement et doit comporter des mentions obligatoires légales, dont :
- La nature de son obligation ;
- La période qui lui est accordée pour procéder au paiement ;
- La saisine d’une juridiction pour recouvrer par voie contentieuse des factures impayées à défaut d’exécution.
Les 3 solutions de recouvrement judiciaire
Si les dernières démarches de gré à gré réalisées n’aboutissent pas, la société créditrice n’a pas d’autres choix que de passer par le contentieux. Il faut d’abord s’assurer que les périodes limites de prescription ou de forclusion ne sont pas écoulées :
- La forclusion constitue une fin de non-recevoir. Cela signifie que le redevable pourra l’invoquer, à n’importe quel moment, pour contester la recevabilité de la demande du créancier (art. 122 et 123 CPC). C’est une échéance spéciale prévue par la loi pour certains contrats par exemple ;
- La prescription est générale. En matière contractuelle, elle est de 5 ans (art. 2224 C. civ.).
1 - L’injonction de payer
L'IJ est une procédure non contradictoire de recouvrement devant la juridiction compétente. En effet, le défendeur n’est pas entendu devant le Juge.
L'entreprise créancière, qui aura au préalable tenté un recours amiable, va demander au Juge de prononcer une ordonnance d’injonction de payer (art. 1405 CPC). Elle se déroule soit devant le Tribunal de commerce, soit le Tribunal judiciaire.
💡L'arriéré certain, liquide et exigible, doit avoir pour source un contrat, une obligation à caractère statutaire, ou un instrument de crédit comme un billet à ordre ou une lettre de change (art. 1405 CPC).
Elle se démarque par sa rapidité de mise en œuvre contrairement à une assignation au fond.
Elle permet d’obtenir un titre exécutoire qui pourra aboutir à des saisies dans le cas où la partie débitrice n’exécute pas l’ordonnance rendue à son encontre et signifiée par un commandement de payer.
💡Il est également possible de passer par un recours simplifié par voie d'huissier. Après la tentative de recouvrement extra-judiciaire, si la somme litigieuse n’excède pas 5 000 euros, le demandeur peut recourir à cette solution (art. L. 125-1 et R. 125-1 C. proc. civ. ex.).
2 - Le référé-provision
Il s’agit d’une procédure contradictoire et orale. Le défendeur sera convoqué pour défendre ses positions contrairement à l'IJ.
À son terme, le Juge pourra ordonner une provision. Il est nécessaire que la somme non réglée ne soit pas sérieusement contestable (art. 835 CPC). Dans ce cas, une somme sera mise de côté au profit de la partie créancière.
3 - L’assignation au fond
Elle est contradictoire qui permet à la partie créancière de demander à un Juge de trancher un litige au fond. Le défendeur sera cette fois convoqué pour faire valoir ses arguments (art. 751 CPC). C’est une démarche plus longue et plus coûteuse.
La juridiction sera saisie par ce procédé pour introduire une demande de contentieux (art. 54 et 56 CPC). Elle permet d’informer le débiteur qu’un procès est intenté à son encontre. L'huissier a pour rôle de délivrer cet acte.
Cette solution pourra aboutir à des sanctions à l’égard du débiteur, comme l’engagement de sa responsabilité contractuelle. Il sera tenu de régler des dommages et intérêts en plus du paiement de sa dette. S’il n’exécute pas la décision passée en force de chose jugée (lorsqu’elle n’est plus susceptible d’appel), celui-ci s’expose à une saisie de ses biens.
💡La représentation par avocat est obligatoire dès lors que le montant du litige excède 10 000 euros - sauf devant le JCP (art. 760, 853 et 761 1°, 3° CPC).
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Quel risque présente une facture impayée pour l'entreprise ?
En plus d'engendrer des frais de recouvrement importants, elle peut nuire gravement à sa trésorerie et donc à sa pérennité.
Comment faire quand un client ne veut pas régler sa facture ?
Il faut dans un premier temps le mettre en demeure de payer. S’il ne s’exécute toujours pas, la société créancière pourra passer par la voie contentieuse devant la juridiction qualifiée.
Quel est le délai pour réclamer une facture impayée ?
L'entreprise créancière a 5 ans pour la demander, c'est une limite datée de prescription en droit commun. Cependant, cette période limitée peut être abaissée à 2 ans s’il s’agit d’une relation avec un consommateur, par exemple.
Quels recours en cas de non paiement d'une facture ?
L'entreprise créditrice dispose de solutions extra-judiciaire en faisant appel à un huissier, un conciliateur, un médiateur ou un avocat pour la procédure participative. Si ce moyen n’aboutit pas, il peut saisir les Tribunaux pour se faire régler (injonction de payer qui est la voie la plus rapide, le référé est quant à lui une solution provisoire...).
