Suite à une première lettre de relance demeurée sans effet, il est tout à fait normal de rappeler une seconde fois au débiteur ses obligations. Tel est l’objectif de la 2ème lettre de relance pour obtenir le paiement d’une facture.
L'ESSENTIEL
➜ Ce que dit la loi : en vertu de l’article 1342 alinéa 2 du code civil, le règlement doit être effectué aussitôt la dette exigible au créancier.
➜ Délai pour agir : le délai de prescription d'une créance commerciale est de cinq ans à compter du moment où le créancier sait l’inaction du débiteur. C’est-à-dire, dès la première facture impayée.
➜ Procédure simplifiée : après avoir tenté une première approche amiable avec le débiteur en le relançant pour facture impayée par courrier, le créancier peut envoyer une seconde missive par courriel ou courrier afin de renouveler sa demande de paiement. Grâce à Litige.fr, envisagez rapidement les suites possibles de vos actions en recouvrement de factures impayées en montant un bon dossier.
envoyer un courrier de relance à un débiteur
CADRE & PRINCIPES
En quoi consiste le second courrier de relance ?
La seconde lettre de relance sert à renouveler la demande de paiement au débiteur, soit parce qu’il n’a pas reçu la 1ère lettre de relance du fait d’un envoi en lettre simple ; soit qu’il ignore la requête du créancier.
Une deuxième demande de paiement écrite pour parvenir au recouvrement amiable de créances
Le retard de paiement d’un client professionnel auprès d’un créancier peut porter atteinte à sa trésorerie. Les conséquences peuvent être désastreuses pour ce dernier, surtout s’il s’agit de l’un de ses clients les plus fidèles.
Afin de ne pas nuire aux relations commerciales, cette seconde correspondance témoigne de la détermination du créancier à récupérer son argent, mais constitue également un moyen de recouvrement fiable pour les factures impayées.
Sur un ton un peu plus ferme que la première, la lettre de deuxième relance n’est cependant pas une lettre de mise en demeure de payer, ni une injonction de payer. Ces solutions interviendront plus tard dans la procédure de recouvrement le cas échéant.
Quand faut-il envoyer une deuxième lettre pour réclamer un paiement ?
Elle fait suite à une première relance vaine de la part du créancier. Après avoir essayé de rentrer en contact à maintes reprises avec son interlocuteur, à travers des appels téléphoniques, des courriels... le créancier peut décider d’effectuer une seconde relance pour facture impayée.
Il n’y a pas de règles absolues de temps à respecter. Si, après l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, le débiteur ne s’exécute toujours pas, le créancier peut au bout de quelques jours seulement le relancer une seconde fois par courrier.
Attention toutefois à ne pas expédier des lettres et courriels à répétition sous prétexte de vouloir obtenir le règlement d’une facture. Ce type de comportement est considéré comme abusif selon la loi quand bien même, le créancier souhaiterait simplement procéder au recouvrement amiable de ses créances.
Cette seconde tentative est-elle obligatoire pour obtenir le recouvrement de ses créances ?
La lettre de 2ème relance en tant que procédé utilisé par le créancier à l’égard du débiteur pour obtenir son dû, n’est pas constitutive d’une obligation pour celui-ci. Rien ne l’oblige à envoyer de tels courriers à ses clients, si ce n’est de conserver de bons rapports, de l’argent et des preuves pour la procédure judiciaire.
💡 Les litiges de somme d’argent d’une valeur inférieure ou égale à 5 000 € nécessitent un recours aux modes alternatifs de règlement de conflit type conciliation, médiation...
PROCÉDURE
Comment garantir l'efficacité de cette seconde tentative pour relancer le débiteur ?
Chaque cas étant différent, au bout de ce second essai, il se peut que le débiteur réagisse à la demande de son créancier. Dans ce cas, cette procédure amiable, ayant eu pour objet la relance de facture impayée aura été concluante.
À l’avenir, pour se prémunir du risque client ou de toute autre situation conflictuelle en lien avec une somme d’argent, les parties peuvent prévoir des clauses préventives du contrat. Le créancier peut aussi envisager des garanties pour les cas d’insolvabilité d'entreprise débitrice comme le recours à une assurance-crédit.
Que doit-elle contenir ?
Les éléments suivants doivent figurer sur cette seconde lettre :
- Identité, coordonnées du créancier ;
- Identité, coordonnées du débiteur ;
- Numéro de la facture litigieuse ;
- Date de la facture ;
- Montant de la facture.
Le contenu du courrier ou du mail devra faire mention de la copie de la facture ainsi que de le premier courrier de relance. Ce sont des éléments importants à joindre pour la poursuite de la procédure de recouvrement.
Un modèle de 2ème lettre de relance pour optimiser votre stratégie de credit management
Ce modèle de lettre s’inscrit dans une démarche de recouvrement à l'amiable.
Nom de l’entreprise créancière
Adresse de l’entreprise
Code postal/ville
Téléphone
Numéro Siret
Nom du cocontractant débiteur
Adresse du débiteur
Ville – Date
Courriel/courrier à destination de (nom et prénom du destinataire ou du service de comptabilité)
Objet : lettre de 2ème relance - facture n° (à mentionner)
Pièce jointe : lettre de 1re relance et copie de la facture
Madame, Monsieur,
Nous prenons en ce jour contact avec vous suite à notre premier courrier en date de JJ/MM/AAAA demeuré sans réponse. Sauf erreur de notre part, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de la facture n°…, d’un montant de … en date du … arrivée à échéance le … . Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement de cette facture dans les plus brefs délais.
Comme indiqué en objet, vous trouverez en pièce jointe, les éléments suivants : la copie de la facture ainsi que la lettre de 1re relance. Pour rappel, dans le précédent courrier/mail, nous vous avons informé des possibilités de mettre en place des pénalités de retard. Celles-ci s’appliqueront désormais à un taux de… par jour… jusqu’au règlement complet de la facture.
Veuillez ne pas tenir compte de ce courrier/e-mail si vous avez payé le montant dû avant la réception de la présente lettre.
Nous vous remercions par avance de votre règlement. Nous vous envoyons nos salutations très sincères.
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