Pour éviter des problèmes de trésorerie, une entreprise doit s’assurer du respect des délais de paiement par ses clients et prévenir les impayés. Elle doit maîtriser le risque client. Pour cela, elle doit mettre en place le recouvrement de ses factures. Il débute par d’éventuels appels téléphoniques, mais aussi par une lettre de relance d’une facture impayée.
L'ESSENTIEL
➜ Ce que dit la loi : la relance peut parfois être vécue comme du harcèlement par son destinataire. L’article 222-16 du Code pénal puni cette infraction de 15 000 euros d’amende et d’1 an d’emprisonnement. La sanction est la même lorsque la lettre présente des ressemblances avec celle d’un officier public ou ministériel ( article 433-13 du Code pénal). Celle-ci doit intégrer certaines mentions obligatoires, à défaut une amende de 5e classe peut être appliquée (article R124-7 du Code des procédures civiles d’exécution).
➜ Délais pour agir : les délais de prescription doivent être respectés avant de saisir la juridiction compétente soient : 2 ans pour un consommateur et 5 ans pour un professionnel.
➜ Procédure simplifiée : Litige.fr vous accompagne durant toutes vos démarches amiables et judiciaires de recouvrement grâce à son réseau partenaire d'huissiers de justice. La lettre de relance pour obtenir le paiement de la facture impayée marque le début de la procédure pour percevoir ce solde non réglé.
faire payer UNE FACTURE IMPAYÉE
Cette solution consensuelle marque le début du recouvrement amiable. Prévue dans le plan de relance du créditeur, elle fait souvent suite à des appels téléphoniques et des visites chez le débiteur, restés sans réponse. C’est une étape préalable qui évite fréquemment un recouvrement judiciaire.
Pourquoi adresser une lettre pour réclamer un paiement lié à une facture non réglée ?
La relance d’une facture impayée est essentielle pour contenir le risque client et maintenir la solvabilité d’une entreprise. Un créancier peut insérer des clauses préventives dans son contrat. Cependant, il ne pourra rien faire contre une difficulté économique ou la mauvaise foi du débiteur.
Plusieurs raisons donnent lieu à l’envoi d’une telle correspondance :
- Rappeler au débiteur son obligation de paiement ;
- Préserver la relation commerciale : il est préférable que l’entreprise créancière adresse un premier courrier que d’envoyer directement une mise en demeure. Cela pourrait aboutir à la perte d’un client ;
- Limiter les frais de recouvrement et éventuellement de procédure pour le créancier et le débiteur. Elle permet souvent de régulariser le retard (oubli du client) ou d’amorcer un échange et de résoudre un litige ;
- Cela montre que l’entreprise est prête à dialoguer avec le débiteur.
Quand adresser une demande de paiement de facture impayée ?
Elle est envoyée une fois que l’échéance est passée. L’entreprise peut expédier le courrier dès le lendemain ou plus tard. Tout dépend des actions qui ont déjà été menées avant l’envoi.
Dans tous les cas, la créance doit être :
- Certaine : l’entreprise peut prouver son existence grâce à une facture, un contrat... ;
- Liquide : elle peut être chiffrée ;
- Exigible : arrivée à échéance.
Comment rédiger une lettre pour réclamer un paiement d'une facture non réglée ?
Elle est simple à rédiger. Elle doit être efficace et présenter tous les éléments qui permettent au débiteur de procéder à son paiement dans les meilleurs délais.
Quelles sont ses mentions ?
La loi n’impose aucune mention obligatoire à son contenu.
Cependant, il est important de rappeler :
- Les coordonnées de l’entreprise créancière ;
- Les coordonnées du débiteur ;
- Les références de la facture (numéro, date et solde à payer) ;
- Le montant de la facture qu'il reste à payer (des acomptes ont pu être versés) incluant les pénalités de retard ;
- La date d’échéance ;
- Éventuellement les clauses du contrat ;
- La demande de paiement.
L’entreprise peut joindre à son courrier un duplicata de la facture pour rappel.
Modèle de lettre de relance pour facture impayée
Présenté à titre d’exemple, il doit être adapté en fonction de la situation de chacun (créancier, débiteur, facture...).
Nom Prénom ou raison sociale du créancier
Adresse
Code postal / Ville
Nom prénom ou raison sociale du débiteur
Adresse
Code postal / Ville
(Ville), le (Date)
Objet : Relance de la facture n°(xxx)
PJ : Copie de la facture n°
LETTRE SIMPLE
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, la facture n°(xxx) du (xxx), est à ce jour impayée dans nos comptes. Cette facture d’un montant de (xxx) est arrivée à échéance depuis le (xxx).
Par la présente, nous vous prions de bien vouloir nous adresser la somme de (xxx) (montant en chiffres et en lettres) euros dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint un duplicata de la facture.
En revanche, si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
Nous vous saurions gré de bien vouloir faire le nécessaire. Nous sommes à votre disposition pour toute question ou tout renseignement.
Dans l’attente, je vous prie d’agréer, l’expression de mes sentiments les meilleurs,
Nom prénom et qualité du signataire
Signature
Comment adresser un tel courrier ?
La loi n’impose aucune exigence. Elle peut être adressée en courrier simple. Elle peut aussi s'envoyer par email.
À ce stade, la lettre recommandée n’est pas nécessaire et le débiteur pourrait mal le percevoir. L’idée est de préserver la relation commerciale. En effet, le retard de paiement peut résulter d’un oubli.
Comment faire en l’absence de réaction du débiteur à la lettre de relance ?
Le créancier a adressé cette première correspondance et le débiteur ne réagit pas. L’entreprise n’a aucun retour (règlement ou contestation). Elle peut continuer à agir.
1 - Adresser une deuxième lettre de relance
L’entreprise peut adresser une deuxième lettre de relance et éventuellement une troisième. Le créancier peut, en parallèle, contacter le débiteur par téléphone (le service comptabilité, le chef de projet, le dirigeant...) ou se rendre à son siège social. Le courrier peut contenir en plus un rappel des clauses préventives du contrat.
Cependant, le créancier doit être vigilant à ne pas “trop” relancer pour que cela ne soit pas pris comme du harcèlement par son débiteur. Tout est question de dosage.
2 - Envoyer une mise en demeure
La mise en demeure pour facture impayée marque une autre étape dans le recouvrement. En effet, c’est encore du recouvrement amiable et une “invitation” du débiteur à régler la facture impayée. C’est aussi une étape nécessaire en cas de procédure devant un Tribunal.
Elle contient des mentions obligatoires pour être valable. Un avocat ou un huissier de justice peut la rédiger pour avoir un impact plus fort sur le débiteur.
C’est l’ultime recours consensuel. Cela signifie que votre débiteur refuse le règlement de la facture ou ne répond pas à vos diverses relances.
3 - Le recouvrement judiciaire
L’entreprise dispose de plusieurs possibilités :
- L’injonction de payer : c’est une procédure rapide, peu coûteuse et non contradictoire.
- Le référé-provision : c’est aussi une procédure rapide, mais contradictoire et il est préférable de se faire assister par un avocat.
- L’assignation : c’est la solution la plus longue et la plus chère. Souvent, elle fait suite à l’échec des deux premières.
Vous ne savez pas comment rédiger votre lettre de relance d’une facture impayée ? Votre débiteur ne réagit pas ? Vous pouvez faire appel à Litige.fr à toutes les étapes du recouvrement dès la première lettre de relance.
Pourquoi créer une lettre de relance client pour facture impayée ?
Une entreprise peut créer un modèle de courrier de relance adressé à un client mauvais payeur. Cela lui permet de gagner du temps dans son recouvrement. Cette missive peut ouvrir le dialogue avec son client et connaître les éventuelles raisons de l’impayé, lorsque ce n’est pas une simple erreur ou omission.
Peut-on facturer une lettre de relance d'impayé ?
Elle ne peut pas être facturée au débiteur. Cependant, le contrat ou la facture peut mentionner une indemnité forfaitaire de recouvrement qui est de 40 €. Le créancier peut l'exiger dès l’échéance de la facture. Néanmoins, cela n’est pas recommandé au stade de la lettre de relance.
Combien de lettres de relance pour facture impayée avant contentieux ?
Il n’y a pas de règles spécifiques. Tout dépend de la réaction du débiteur. L’entreprise doit aussi préserver sa relation commerciale. Toutefois, dans la pratique, ce sont généralement deux à trois relances qui sont adressées avant la mise en demeure.
