L'encours clients correspond à l’ensemble des créances clients de l’entreprise à un moment donné. La maîtrise comptable de ses encours est importante pour éviter les retards de paiements et les factures impayées de la part d'un débiteur. Contenir les crédits accordés à des entreprises clientes permet aux fournisseurs de préserver l'équilibre de leur bilan. Il existe des solutions pour faciliter la gestion du poste client.
Cette somme d'argent spécifique sera appréciée dans le calcul d'un KPI suivi très attentivement par le credit manager intervenant au sein de la direction comptable (DAF) de l'entreprise créancière : le DSO (ou Days Sales Outstanding), autrement dit le délai moyen de recouvrement. Plus l' encaissement intervient rapidement, plus sa trésorerie sera favorable au financement de son exploitation.
DSO=Montant total des encours clients TTC en cours X Nombre de jours / Chiffre d'affaires TTC
Prévenir en amont le risque client
Pour endiguer le risque client, il est tout d’abord primordial d’agir en amont afin de prévenir les retards de règlement ou les impayés :
- Rédiger rigoureusement les clauses des conditions générales de vente (CGV) en précisant clairement les échéances et les modalités de règlement ;
- Contrôler régulièrement les crédits en cours sur des clients à l'aide notamment d'un logiciel de gestion de trésorerie performant pour un pilotage facilité (compatible avec votre logiciel de comptabilité) du respect de l'échéance consentie ;
- Relancer en cas de dépassement d'une échéance convenue et en comprendre les raisons (négligence, difficultés financières, mauvaise foi…). Veillez à ce que votre lettre de relance ne soit pas perçue comme du harcèlement par votre partenaire commercial ;
- Engager une procédure pour recouvrer de manière amiable des impayés par l'envoi d'une lettre de mise en demeure de payer rédigée et signifiée par un huissier de justice ;
- En dernier recours, l’entreprise n’aura pas d’autre choix que d’engager une procédure pour recouvrer de manière judiciaire (injonction de payer) tous les paiements des sommes dues.
LANCER UNE PROCÉDURE DE RECOUVREMENT
💡 Si malgré une gestion optimale des comptes clients, les retards de paiement ou les impayés persistent, elle peut opter pour la solution d’affacturage qui consiste à confier le recouvrement à une société spécialisée en contrepartie de l'acquittement d’une commission due à cet expert. Les affactureurs (ou factor) proposent également la gestion du poste client. Il s’agit d’un transfert de la totalité des créances vers le cabinet d’affacturage qui se charge alors de recouvrer (relance...) et d’encaisser le total des sommes d'argent impayées par l'entreprise donneur d'ordre. C’est la solution privilégiée par les grandes entreprises qui doivent faire face à des encours clients importants difficiles à gérer. Un contrat d'affacturage le plus complet (full-factoring ) peut inclure également dans son offre une garantie contre les risques d'impayés couverte par une assurance-crédit. Celle-ci permettra à l'entreprise assurée de recouvrir plus rapidement l'ensemble des créances qui lui sont dues.
